Cambio Organizacional: ¿La nueva constante de las empresas?
Está claro que la sociedad actual es multicultural, multilingüe y se encuentra hiperconectada. Todo el flujo de información e intercambio cultural hace que las transformaciones en las dinámicas sociales sean más comunes y frecuentes.
Esto también aplica en el mundo organizacional, pues las empresas son parte de las sociedades y se ven igualmente afectadas por los cambios que se dan en sus entornos.
Dependiendo de las características de cada organización la necesidad y tiempo del cambio será más lento o rápido, algunas de ellas estarán más o menos preparadas para ello, lo cierto aquí es que cuando el contexto exige un cambio, inicia también una carrera en la cual las organizaciones deben adaptarse a las necesidades externas (mercado, dinámicas sociales, tecnología, comunicaciones, entre otras) para evitar desaparecer en el panorama competitivo motivado tal vez a su rigidez e incapacidades de cambio.
Una vez dicho esto creo que podemos asumir que las empresas no están aisladas y que más allá de eso son sensibles a los cambios en las sociedades y los contextos; por lo tanto, si partimos del hecho que la sociedad es dinámica y está en constante cambio ¿No deberíamos esperar que una empresa exitosa sea dinámica y cambiante?
Creo que todos sabemos la respuesta y es un rotundo “Sí”, las organizaciones deben ser adaptables y dinámicas y esto en el papel suena súper bien y parece fácil, pero resulta que en la práctica la Gestión del Cambio es mucho más compleja de lo que parece.
Obviamente debemos comenzar desde el principio y es que las organizaciones deben estar atentas a lo que está pasando en el mundo y detectar la necesidad de cambio, esto puede verse reflejado en aspectos superficiales, como puede ser el cambio o iteración de un proceso, o tener un efecto directo en aspectos organizacionales más profundos como la Cultura Organizacional o la propia estructura organizacional, todo esto dependiendo de la intensidad del cambio requerido y qué tan rápido deba ser ejecutado, porque no es lo mismo hacer una transición a un software más eficiente que cambiar la forma en que la organización opera diariamente; y aunque en el fondo son cambios, la dimensión y el impacto que pueden generar son muy diferentes.
¿Qué es un cambio organizacional?
Ya sabemos que los cambios son necesarios y que las organizaciones deben estar atentas para identificar cuándo es el momento en el que los necesitan, pero para poder aplicar un cambio debemos saber qué es un cambio organizacional.
No es nada más ni nada menos que una transición de creencias, valores, procesos y prácticas que tiene una organización para aplicar e implementar unas nuevos, todo esto a favor de su permanencia en el panorama competitivo y mejorar como empresa, lo cual implica una reprogramación de las narrativas que construyen la forma de hacer las cosas en el proceso, servicio o estructura que deba ser cambiada.
El cambio organizacional no se da de manera espontánea, o por la simple razón de haber identificado la necesidad, es necesario delinear una Trayectoria del Cambio que parte de un inicio o Kickoff y que involucra a tres actores sociales principales que describimos a continuación:
- Sponsors: las personas que influencian el cambio (que digan las razones, los beneficios).
- Solicitantes del Cambio: en general las personas que forman parte del liderazgo y requieren el cambio.
- Beneficiarios: las personas que van a recibir el cambio.
La trayectoria del cambio requiere la participación de estos tres grupos, la ausencia de uno de ellos en el proceso implicaría una inevitable ruptura de la ecuación y ello implicaría la imposibilidad de completar el proceso.
Aparte de los actores sociales la trayectoria del cambio se expresa en 3 momentos:
- Anuncio: debe ocurrir lo más pronto posible, debe incluir actividades de co-construcción (es necesario también entender cómo se sienten los colaboradores).
- Experimentación: una vez se hace el primer acercamiento se procede a generar planes de acción y mejoras, esto se lleva a cabo a través de la creación de estrategias experimentales.
- Anclaje: a partir de lo trabajado se establecen estrategias de estabilización (sigue incluyendo planes de acción y mejora), es clave el monitoreo y la verificación.
Una vez entendida la estructura general de la trayectoria del cambio debemos comprender las bases de la Gestión del Cambio, para ello vamos a utilizar el Modelo de Kotter.
Base 1
- Sentido de Urgencia: ¿Qué tan inminente es realizar el cambio? ¿Cómo se lo transmito al equipo?
- Misión- visión: se debe lograr establecer una visión colectiva, que pueda ser entendida y compartida (nadie va a cambiar hacia algo que no entiende).
- Análisis de Fricciones: verificar cuáles van a ser las resistencias (resistencia al cambio, falta de transparencia por parte de los agentes de cambio, entre otras).
- Pequeños Logros: celebración de los logros alcanzados en el proceso de cambio (involucrar a las personas en esos logros, testimonios, historias, sensaciones).
- Anclaje: establecimiento de nuevas rutinas en torno al cambio.
Aparte de esto también debemos considerar:
Base 2 (diseño de comportamientos)
- Triggers: ¿Cómo genero detonantes para que los colaboradores se muestren más dispuesto a abrazar el cambio?
- Externos: estrategias que los invitan a abrazar el cambio.
- Internos: bases emocionales del grupo.
- Recompensas variables: procesos de convencimiento para que el colaborador entienda que no se trata de una mejora sólo para la organización sino también para el individuo en múltiples escalas.
Diseño de Estrategia
Independientemente de la naturaleza de la organización o del cambio, la estrategia debe basarse en tres aspectos fundamentales:
- Diagnóstico Empresarial: entendimiento del contexto.
- Evaluación de los Mecanismos: ¿Qué contenido le voy a dar al colaborador?
- Implementación: Procesos y fases para verificar, medir e iterar.
El Cambio organizacional nace de una serie de necesidades, las cuáles se ven muy influenciadas por factores contextuales y externos; sin embargo, la efectividad del cambio organizacional depende exclusivamente de un manejo adecuado de los elementos internos de la organización y de la ejecución de una ecuación donde los agentes involucrados son claves, especialmente los que van a experimentar el cambio.